Einige Existenzgründer werden es kennen: Schon nach nur wenigen Wochen raucht der Kopf, weil der Aspekt der Buchhaltung unterschätzt worden ist. Häufig mangelt es hierbei an nötigem Fachwissen sowie auch an den erforderlichen Zeitressourcen. Zwar gibt es heutzutage einige gute und hilfreiche elektronische Programme, welche mit Hilfestellungen ebenso bei der eigenen Steuererklärung unterstützen – doch bleibt im stressigen Alltag gar nicht die Zeit übrig, sich mit all jenen Aspekten zu befassen.

Insofern kann es durchaus sinnvoll sein, einen Steuerberater Wien zu beauftragen – dieser besitzt zudem die geforderte Fachkompetenz. So sind nämlich einige Grundsätze sowohl im Bereich der Buchhaltung als auch bei der Steuererklärung strikt einzuhalten, womit der Profi bereits vollstens vertraut ist. Doch gibt es auch Dinge, die man als Existenzgründer selbst wissen muss – nachfolgend mehr dazu.

Die Steuererklärung

Bin ich zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet?

Für den Existenzgründer gilt: Nach dem Gesetz ist die Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtend, sofern hier beispielsweise die Einkünfte aus dem Einkommen freiberuflicher oder selbstständiger Arbeit eine bestimmte Grenze überschreiten. Hierbei spricht man von dem sogenannten „Grundfreibetrag“.

Wird jener Grundfreibetrag nicht überschritten, so erwartet das Finanzamt auch keine Steuererklärung. Allerdings besteht die Möglichkeit, dennoch eine Steuererklärung auf freiwilliger Basis beim Finanzamt einzureichen – dies darf sogar formlos geschehen. Dazu sind lediglich die entsprechend Formulare auszufüllen und zu übermitteln. Für eine freiwillige Steuererklärung stehen vier Jahre für die Bearbeitung zur Verfügung.

Sind die Betriebsausgaben vor der Existenzgründung absetzbar?

Im Zusammenhang mit der Existenzgründung entstehende Kosten, welche vor der eigentlichen Gründung angefallen sind, können tatsächlich steuerlich geltend gemacht werden. Es handelt sich hierbei um sogenannte „vorweggenommene Betriebsausgaben“.

Jene Ausgaben dürfen dann in dem Jahr abgesetzt werden, in welchem sie getätigt wurden. Die Gründungskosten sind zudem in einem Zeitraum von bis zu drei Jahren rückwirkend absetzbar. Das Finanzamt erkennt vorweggenommene Betriebsausgaben als solche an, sofern ein deutlich erkennbarer wirtschaftlicher Zusammenhang mit der Gründung besteht. Entsprechend sollten alle Belege über die getätigten vorherigen Ausgaben gut und sorgfältig aufbewahrt werden.

Als typisch vorweggenommene Betriebsausgaben gelten beispielsweise:

1) Kosten für Gründungs-Fachliteratur
2) Fahrtkosten im Zusammenhang zur Gründung
3) Telekommunikations- und Portokosten
4) Kosten für Gründungsmessen sowie -seminare

Welche Belege sind für den Zweck der Steuererklärung aufzubewahren?

Seit dem Jahr 2017 gilt grundsätzlich: Es ist nicht mehr unbedingt vonnöten, die Belege und Quittungen im Zusammenhang mit der Steuererklärung an das Finanzamt zu senden. Schließlich wandelte sich die Belegvorlagepflicht im Rahmen der Digitalisierung zu einer sogenannten „Belegvorhaltepflicht“.

Doch sind die Belege und Quittungen dennoch unbedingt aufzubewahren – und zwar nach dem „Lieber zu viel als zu wenig“-Prinzip. Liegen gewisse Belege noch nicht vor, so sollte man sich diese im Vorfeld für die Steuererklärung ausstellen lassen. Fordert das Finanzamt die Belege an, ist es besser, auf Entsprechendes direkt zurückgreifen zu können.

Die folgenden Belege und Nachweise sind unter anderem aufzubewahren:

1) Bescheinigungen über Spenden und Zuwendungen
2) Bescheinigung über einen Bausparvertrag, sofern vorhanden
3) Kosten für Weiterbildungen oder das Arbeitszimmer
4) Nachweis einer Behinderung
5) Nachweise zu außergewöhnlichen Belastungen (beispielsweise Krankheitskosten, Beerdigungskosten)
6) Nachweise über zusätzliche Renovierungs- oder Reinigungskosten, ebenso zu Nebenkostenabrechnungen

Buchhaltung

Ist die Buchhaltung womöglich noch mehr als eine lästige Pflicht?

Tatsächlich handelt es sich bei der Buchhaltung um ein nützliches unternehmerisches „Werkzeug“. Hierbei werden nämlich wichtige Zahlen erfasst, welche einiges über den aktuellen Zustand des Unternehmens aussagen können. So ist es beispielsweise auch notwendig, Steuervorauszahlungen möglichst optimal zu kalkulieren und über die eigene Liquidität im Zusammenhang mit Krediten informiert zu sein.

Muss ich die privaten von den geschäftlichen Finanzen trennen?

Existenzgründer auf freiberuflicher Basis tendieren besonders dazu, jene privaten Konten weiterzuführen. Doch führt dies zu diversen Komplikationen – sowohl bei der Buchhaltung als auch bei weiteren alltäglichen Abläufen. Da die privaten von den beruflich verursachten Kosten geteilt werden müssen, lohnt es sich umso mehr, ein eigenes Geschäftskonto zu eröffnen.