Die Digitalisierung schreitet seit Jahren im Eiltempo voran und natürlich ist für viele deutsche Unternehmen auch die digitalisierte Lohnabrechnung ein Thema. Die Online Lohnabrechnung ist auch mit einer Umstellung verbunden, darüber hinaus herrschen Bedenken bezüglich des Datenschutzes und außerdem bremst die Unsicherheit vor Veränderungen.

Inwieweit unterscheidet sich die Lohnabrechnung online von der altmodischen Lohnabrechnung?

Laut Gesetz ist der Arbeitgeber bei der Zahlung des Entgelts dazu verpflichtet, eine Abrechnung für den Arbeitnehmer zu erstellen. Die Inhalte der Entgeltabrechnung für den Arbeitnehmer sind im §108 der Gewerbeordnung geregelt. Diese Lohn- oder Gehaltsabrechnung dokumentiert die Gestaltung des Entgelts für einen definierten Zeitraum.

Inhaltlich gesehen gibt es keine Unterschiede zwischen der klassischen und der digitalen Entgeltabrechnung. Die beiden Formen der Abrechnung unterscheiden sich lediglich in ihrer Form der Archivierung und Zustellung.

Die Lohnabrechnung online durchführen – Vorteile

Online Lohnabrechnungen sind bereits in vielen Unternehmen Standard aufgrund der vielen Vorteile. Die absolute Basis für eine reibungslose Umstellung ist eine transparente, einwandfreie Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter.

Der größte Vorteil der Digitalisierung gegenüber der altmodischen Verwaltung ist natürlich die Zeitersparnis. Dokumente werden digital erheblich schneller erstellt und der Versand ist innerhalb von Sekunden erledigt. Hinzu kommt, dass durch Online Lohnabrechnungen Platz gespart wird. Nach einer Umstellung herrscht kein Chaos mehr in den Aktenschränken und es kann alles digital verwahrt werden. Auch nach Jahren herrscht ein klarer Überblick über alte Abrechnungen und es fällt deutlich weniger Müll an.

Es können Kosten gespart werden – Papierkosten, Druckkosten und natürlich Versandkosten. Auf Dauer würde die Online Abrechnung also zu einer zeitlichen und finanziellen Entlastung der Unternehmen führen.

Nachteile und Probleme bei der digitalen Lohnabrechnung

Was sind eigentlich mögliche Probleme, wenn die Lohnabrechnung digital abläuft? Es gibt zahlreiche Vorbehalte gegenüber der digitalen Lohnabrechnung aus Datenschutzgründen. Der Datenschutz ist für Unternehmen nicht neu, doch er macht die Umsetzung der Digitalisierung zu einer Herausforderung. Der Datenschutz würde aber auch bei der klassischen Abrechnung greifen. In diesem Zusammenhang sind also lediglich die datenschutzrechtlichen Bestimmungen beim digitalen Versand neu.

Außerdem wird je nach Größe des Unternehmens für die digitale Abrechnung eine Software verwendet, die ebenfalls zusätzliche Personalkosten verursacht. Die Umstellung auf eine umfangreiche Software verbunden mit den anfänglichen Kosten schrecken zahlreiche Unternehmen ab.

Fazit zur Online Lohnabrechnung

Die digitale Entgeltabrechnung ist mit einer Umstellung der Prozesse verbunden und stößt aus Datenschutzgründen von vielen Seiten auf Vorbehalte. Letzt sind die Vorbehalte in Bezug auf den Datenschutz unbegründet, es sind lediglich die geltenden Bestimmungen für den digitalen Versand zu beachten. Immens wichtig für die Umstellung ist eine klare Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Letztendlich aber führt die digitale Abrechnung auf lange Sicht zu einer Zeit- und Kostenersparnis. Die entsprechenden Dokumente müssen weder ausgedruckt noch versendet werden und zahlreiche händische Tätigkeiten wie das Frankieren der Umschläge entfallen. Auf diese Weise werden kostbare Ressourcen frei, die sich woanders gewinnbringend einsetzen lassen.